Tableau de bord
La vue d'ensemble du bureau : adhérents et licenciés, trésorerie, factures à encaisser, prochaines échéances et conformité. Tout est enregistré et vous le retrouverez à votre prochaine visite.
Parcours à compléter
Prochaines échéances
Adhérents & licenciés
Le parcours de chaque personne, de l'adhésion au dossier complet : identité, adhésion ou licence, cotisation et facture, santé et honorabilité. Cliquez sur une ligne pour voir et faire avancer son parcours.
| Nom | Statut | Parcours | Reste dû | Dossier |
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Le parcours affiche les étapes franchies (vert) et celles à compléter (or). Les étapes santé, licence et honorabilité n'apparaissent que si elles concernent la personne.
Dossier d'inscription
Un dossier sur mesure, généré à partir de vos paramètres (coordonnées, objet, activités, tarifs). Remplissez-le à l'écran pour créer directement un licencié, ou imprimez-le.
Statistiques
Des chiffres prêts pour vos demandes de subvention et vos rapports d'activité. Choisissez la saison, ajustez les tranches d'âge et les filtres, puis exportez le tout en PDF.
Finances
Le journal des recettes et des dépenses. Le solde se met à jour automatiquement. Les encaissements de factures y apparaissent aussi.
| Date | Libellé | Catégorie | Sens | Moyen | Montant |
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Emploi
Les salariés et apprentis de l'association : éducateurs sportifs, animateurs, agents administratifs. Suivez les contrats, la rémunération, toutes les charges employeur (URSSAF, mutuelle, prévoyance, formation, médecine du travail) et les congés. Cette application ne produit pas de bulletin de paie : elle vous aide à budgéter et à porter les charges d'emploi dans votre compte de résultat.
| Nom | Poste | Contrat | Brut mensuel | Coût employeur | Congés (solde) | État |
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Un apprenti bénéficie d'un régime particulier : rémunération en pourcentage du SMIC selon l'âge et l'année du contrat, et charges très réduites. Renseignez son brut et cochez « apprenti » pour appliquer une estimation de charges allégée.
Agenda & échéances
Vos temps forts (compétitions, événements, rendez-vous) et vos échéances administratives (assemblée générale, subventions, assurances). Ce qui approche est signalé.
Communication
Préparez un message groupé pour vos adhérents, et retrouvez des modèles de courriers prêts à personnaliser.
Conformité
Les points à tenir à jour : registre des données (RGPD), et checklists des moments clés.
Dès qu'une association enregistre des informations sur des personnes (adhérents, bénévoles, salariés, donateurs), elle traite des « données personnelles » et doit respecter le RGPD (Règlement général sur la protection des données). Le registre des traitements est un document obligatoire qui recense, pour chaque usage de données, ce que vous collectez et pourquoi. Il n'a rien de compliqué : c'est un tableau à tenir à jour.
Pour chaque traitement (par exemple « gestion des adhérents »), vous notez : sa finalité (à quoi il sert), sa base légale (ce qui vous autorise à le faire : l'adhésion, une obligation légale, le consentement), la durée de conservation (combien de temps vous gardez les données), et qui y a accès. Le tableau ci-dessous est pré-rempli avec les traitements courants d'une association : adaptez-les à votre situation, ou ajoutez-en.
| Traitement | Finalité | Base légale | Conservation | Accès |
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Bonnes pratiques : ne collectez que les données utiles, informez les personnes de leurs droits (accès, rectification, suppression), sécurisez l'accès et fixez une durée de conservation. Pour le sport, ne conservez pas le détail médical, seulement l'attestation de suivi.
Paramètres
L'identité de votre association et les informations qui apparaissent sur les factures.
Ces activités alimentent le dossier d'inscription : le futur adhérent choisira parmi elles, avec le tarif correspondant.
Chargez un exemple complet pour découvrir l'outil avec un dossier déjà rempli, puis remplacez les données par les vôtres.
Vos données sont enregistrées automatiquement sur cet ordinateur, dans ce navigateur. Pour les mettre à l'abri et les partager avec le bureau, enregistrez régulièrement une sauvegarde et rangez-la dans un dossier partagé (Google Drive, Dropbox, OneDrive).
Comment partager avec le bureau ? Enregistrez votre sauvegarde dans un dossier Drive partagé avec la présidente, la trésorière et la secrétaire. Chacune peut alors ouvrir l'application sur son ordinateur et cliquer sur « Restaurer une sauvegarde » pour charger le dossier commun. Pensez à sauvegarder de nouveau après chaque séance de travail, et à ce qu'une seule personne modifie à la fois pour éviter les versions concurrentes.
Effacer toutes les données de cet outil pour recommencer. Pensez à faire une sauvegarde avant, cette action est définitive.